Za dvacet let praxe jsem měl tu čest poznat několik informačních systémů. Co je to vlastně informační systém? Běžně toto sousloví chápeme jako software, lokální nebo síťový, který shromažďuje informace zpravidla do databáze nebo několika databází. S těmito informacemi pracují uživatelé, zaměstnanci, ale také s nimi mohou pracovat zákazníci. Prioritou je však takový souhrn informací, který slouží pro zabezpečení informovanosti managementu firmy. Pokud má vedení firmy k dispozici kvalitní informace, zvyšuje to pravděpodobnost správného rozhodnutí.
Ve velkých firmách mají informační systémy zpravidla jeden hlavní cíl. Je to optimalizace řízení firmy, centralizace procesů a efektivizace lidských zdrojů. Ano, informační systémy zpravidla vedou v takových firmách ke
snižování počtu zaměstnanců. Dochází k nahrazení roztříštěných specializovaných systémů. Je to složitý proces implementace informačního systému s moduly na potřeby firmy, které jsou v mnoha ohledech individuální. I když takové firmy platí za informační systém nemalé peníze, jdoucí do desítek až stovek milionů, vyplatí se provoz informačního systému z hlediska celkových provozních a mzdových nákladů. Leckdy se dokonce vyplatí, aby velký zákazník přetáhnul zaměstnance dodavatele informačního systému na svou stranu. Ušetří tím nemalé prostředky za podporu, správu a vylepšování systému.
Ve středních a malých firmách se ani tak nesleduje snižování mzdových nákladů, jako spíše
zvýšení efektivity řízení. Majitelé se domnívají, že s informačním systémem budou schopni lépe a jednodušeji řídit firmu. Firma bude podávat vyšší výkony. Zisky budou stoupat, náklady klesat. :-) Takto to úplně nefunguje.
Na každý pád je informační systém nutný pro firmu, která cítí potenciál růstu a hodlá se rozšiřovat. Otázkou, velice klíčovou, pro takovou firmu je, který informační systém si zvolit.
Protože jsem poměrně důvěrně poznal čtyři informační systémy, zkusím o nich poreferovat ze své vlastní zkušenosti. Mnohokrát se mi stalo, že mi volali budoucí zákazníci, kteří chtěli slyšet moje reference. Takhle alespoň budu mít možnost je přímo odkázat na tento článek :-).
SAP R/3
Paradoxně ten nejpropracovanější a nejrobusnější systém jsem poznal jako první v pořadí. Když jsem se prostřednictvím SAPu díval na ostatní systémy, připadaly mi nedokonalé, nedotažené, malé. Je to pochopitelné, protože SAP R/3 představuje vrcholný vývoj informačních systémů. Mohou si jej dovolit velcí hráči, jako jsou třeba banky. Otázkou je, jak by SAP sloužil středním a menším firmám. Proto tento systém mohu posoudit z uživatelského hlediska. Implementace systému trvala velice dlouho, snad rok. Ale po roce se dalo říci, že SAP opravdu fungoval téměř na 100 %. Má velice propracovaný systém schvalování, přívětivé grafické rozhraní. V období implementace jsme na SAP hodně nadávali. Ale později jsme si na něj zvykli a lze říci, že nám velice ulehčoval práci.
Umožňoval efektivní centralizaci většiny procesů. Natolik, že nás všechny mohli propustit. A tak jsem mohl poznat další systémy :-).
Na SAPu mě nejvíce zaujalo jeho grafické prostředí, které vypadá naprosto dokonale. Dále obdivuji schvalovací procesy a možnosti tvorby workflow.
Qi
Elastický systém Qi jsem mohl poznat jako zaměstnanec implementační firmy, tak v roli firmy, která si tento systém zakoupila. To jsou hned dva úhly pohledu, což je mezi firmami, které tento systém mají, docela ceněno. Moje nespokojenosti se systémem Qi byly odrazem předchozí zkušenosti se SAPem. Přesto lze říct, že Qi je vcelku schopný systém, dobře naprogramovaný (v Delphi) a poměrně spolehlivý. Pracoval jsem s ním jako jeho správce i uživatel tři roky a mohu říci, že jsem s ním byl nakonec spokojen. Je to takový tradicionalistický systém, nečekejte nějaké výrazné výstřelky. Uživatelé si mohou po zaškolení sami tvořit sestavy, ale jinak lze uživatelsky ovlivňovat prostředí Qi jen velmi málo, pokud tedy nevezmeme v úvahu nějaké ty barvičky a ikonky. Pro malou nebo střední firmu Qi odvádí dobrou práci, nicméně je cenově dost nákladný. Stejně tak je třeba počítat s cenou za podporu Qi ze strany dodavatele nebo implementační firmy. Na druhou stranu, vyšší cenové nároky dodavatele jsou dobrým argumentem pro přijetí zkušeného správce Qi :-).
Mezi výhody Qi bych zařadil možnost
spouštění aplikace přes zástupce přímo ze serveru.
Spolehlivost Qi a rychlost. Solidní přístup dodavatele k vzniklým potížím. Nevýhodou mohou být vyšší cenové náklady na pořízení a provoz, dále může vyplývat určitá nespokojenost s implementací systému, jako jsem to několikrát poznal. Qi nemá zcela srozumitelné databázové tabulky, musíte si k nim tvořit schéma, protože jejich označení není úplně friendly. Pokud jste v databázích slabí, musíte se spolehnout na podporu.
Na Qi mě zaujala jeho spolehlivost a rychlost. Postupné splynutí uživatele se systémem, tvorba návyku a hlavně perfektní zpracování sestav, součtování hodnot a možnost si z hlediska uživatele spoustu věcí nějakým způsobem ovlivnit. Dále má Qi PERFEKTNÍ FILTRY na odfiltrování určitého výběru ze sestavy narozdíl od jiných systémů.
Qi má srozumitelnou instalaci. Funguje spolehlivě přes síť spouštěný jako klient přes nasdíleného zástupce. Lze tedy aktualizovat pouze jediný program na serveru a klienti se o nic nemusejí starat.
Navíc má Qi konzoli pro ukončení práce uživatelů a předávání vzkazů i hromadnou formou. Což je super pro administraci velkého počtu uživatelů!
Pohoda
Pohoda je spíš takový ekonomicko-účetní systém. Měl jsem tu čest poznat Pohodu pouze s lokální mdb databází, která i tak byla (pro mě překvapivě) provozována síťově. Nicméně takové spouštění si žádá svou daň a tak se stávalo cca 1x měsíčně, že byl nějaký
problém s databází. Naštěstí má výrobce Pohody velice
ochotnou podporu, zatím
nejlepší, co jsem kdy poznal, která opravdu poradí a pomůže. Vždy se podařilo obnovit provoz během několika desítek minut. Pohoda na databází SQL je údajně mnohem spolehlivější.
V Pohodě se pracuje docela dobře, byť má poněkud divně logicky řazené menu. V porovnání s Qi je uživatelsky méně přívětivější právě Pohoda, ale zase je levnější a vůbec, po čase si člověk vznikne na všechno. I na Pohodu. :-)
Výhodou Pohody je tedy z mého pohledu nižší cena a velice dobrá podpora. Je to nízkonákladový systém pro menší a střední firmy.
Nevýhodou Pohody jsou občasné poruchy databáze mdb při síťovém provozu. Ano, stejně jako ke Qi i k Pohodě mám tunu výhrad, ale uznávám, že oba produkty jsou připravované s vysokou pečlivostí a chybám se prostě nevyhne nikdo. Pohoda má divnou instalaci, rozdělenou na serverovskou a klientskou část. Přiznám se, že jsem nikdy neporozuměl smyslu, jak ta instalace vlastně má fungovat. Při nové verzi se musí klient aktualizovat, což při velkém počtu uživatelů vede k celkové ztrátě času. To by se u Qi nestalo.
Na Pohodě mě nejvíc zaujalo, že jsem jí i bez školení dokázal nakonec porozumět. Respektivě už jsem věděl, kam kliknout v menu, které není úplně intuitivní. Pohoda má srozumitelnou databázi z hlediska struktury. MDB databázi Pohody lze jednoduše převést na SQL formát.
Byznys VR
Hm... Co napsat? Byznys VR je z hlediska jeho záběru velice ambiciozní systém. Je to v podstatě jedná velká hra :-). Chová se jinak, než jak jsme zvyklí z jiných systémů, vybočuje
mimo normu jak svou koncepcí, tak funkcionalitou. Je neortodoxní. Nemohu vám však říct, jestli je to pro vás dobře nebo ne. To prostě nejde. Je to systém, který je stavěn jako
uživatelsky zásahový. Tj. snaží se, aby to byl právě uživatel, který si tento systém bude modifikovat, upravovat, vylepšovat. A nebo placený konzultant, pokud na to nemáte odborníka...
Z mého pohledu je to systém vhodný spíše pro opravdu velké firmy, které si mohou dovolit mít ideálně dva nebo tři hravé správce pečující o Byznys, zlepšující jeho schopnosti a komunikující s podporou. Zatímco ke správě a obsluze Qi a Pohody stačí v pohodě jeden člověk, na správu Byznysu, znalost PUVek, tvorby reportů, tvorby sestav, tvorby různých dalších serepetiček potřebujete mít odborníků hned několik. A nebo jednoho zaměstnance a intenzivní spolupráci s konzultanty dodavatele.
Byznys se instaluje jak na server, tak na klienta. Jeho aktualizace je rychlá, nicméně je potřeba, aby se aktualizovali také klienti.
A zvláště při spojení přes VPN může aktualizace docela trvat. A to není příliš pohodlné. Navíc má Byznys tu vlastnost, že se při sebemenším přerušení spojení s SQL ztrácí rozdělaná práce. Pokud si matně vzpomínám, tak v Qi se práce neztratila, ale mohu se mýlit. Nicméně jsem nikdy nezaregistroval bolestnou ztrátu rozdělených dat v Qi tolikrát, jako v Byznysu.
Byznys je systém, který nějakým způsobem umí splnit každé přání majitele firmy. Pokud si je zaplatí. Je jako zlatá rybka. Nicméně přání se časem může obrátit proti přejícímu, protože překombinováním vzájemných schopností tohoto systému mohou vznikat protikladné vztahy, kdy jedna změna ovlivní do jisté míry jinou změnu nebo funkčnost.
Na Byznysu mě nejvíce zaujalo jeho "ribbonové" menu, které se zpočátku jevilo jako nesrozumitelné a v podstatě se mi tak jeví i dnes, nicméně jsem se s ním dokázal sžít. Pozitivně bych ohodnotil možnost vkládat poznámky na plochu Byznysu, možnost vkládat gridy na plochu, jednoduchou tvorbu uživatelských sestav z SQL dotazů a hlavně srozumitelnost databázových tabulek.
Obecná poznámka k informačním systémům
Informační systémy vždy vyvolávají závislost firmy. Stanete se závislými na informacích, kterými vás informační systémy zahlcují. Nicméně jsou v dnešním světě nutností.
Jedině díky informačním systémům máte možnost rychle pochopit směrování firmy, vyhodnotit náklady a vymyslet klíčová rozhodnutí. Na druhou stranu, je třeba si dát pozor, abyste firmu neutopili ve finančních nákladech a hlavně v přílišné časové ztrátě na komunikaci se systémem nebo jeho dodavatelem. Na tomto se některé firmy mohou doslova "uvařit". Přechod na jiný systém zpravidla nebývá jednoduchý a
přetažení historických dat ze starého systému do nového bývá spojeno s nemalými náklady. Dobře si tedy rozmyslete, který systém budete do firmy chtít použít.
Implementace nevhodného systému může být příčinou odlivu kvalitních lidí ven z firmy a dokonce i ke zhoršení hospodaření firmy jako celku. Z tohoto důvodu je dobré se do pořízení systému nehnat a nejprve si vyzkoušet na demoverzi, co všechno lze očekávat od systému a jak se systém chová.
Nebojte se vyslechnout a případně respektovat objektivní názor IT specialisty a netlačte ho do unáhlených akcí ve stylu - mám pro tebe překvapení, tady máš nový systém, rychle se s ním seznam a spolupracuj s dodavatelem! Nejhorší situace je, když předimplementační přípravu absolvuje dodavatel IS řešení se zaměstnanci zákazníka, kteří informačním systémům VŮBEC nerozumí, přičemž správce sítě nebo dokonce člověk, který pracoval u výrobce informačního systému, je z takové "diskuse" zcela vyloučen a je mu svěřena velice důležitá práce, což je "vyřizování telefonů":-). Takové řízení firmy vyvolává pouze úsměv, protože výsledkem NEMŮŽE BÝT dobře zvládnutá implementace.
To, který systém je nejlepší a pro vás vhodný, musíte poznat jedině vy sami. Nebraňte se spolupráci s lidmi, kteří mají k tématu co říct, můžete ušetřit poměrně dost finančních prostředků.
Hodně štěstí :-).
Zdroj:zkušenosti a názor autora
